Ринкова економіка характеризується найжорстокішою конкуренцією. Процвітання компанії залежить від багатьох факторів, одним з яких є згуртований і кваліфікований штат співробітників. Керівник повинен мати помічника, який візьме на себе частину роботи, звільнивши шефа для найважливіших справ.
Помічник керівника – це еліта адміністративного персоналу. Директор великого підприємства потребує відповідального та надійного підручного, який веде всю організаційну та інформаційну роботу. Таким чином, керівник перестає витрачати час нераціонально, метушучись і займаючи себе дрібними питаннями. Помічник набуває особливого статусу в компанії, адже він є довіреною особою директора.
Щоб виконувати свої обов’язки якісно, мало володіти базовим набором знань і умінь, потрібно мати певні людські якості. Ви повинні бути пунктуальною, доброзичливою, витриманою, тактовною, відданою корпоративним інтересам. Разом з тим, потрібно приготуватися бути в підлеглому становищі, вміти пристосовуватися до обставин і характеру шефа.
Насамперед, потрібно зуміти завоювати повагу і до самого керівника та інших співробітників. Вам доведеться оволодіти вмінням керувати та віддавати накази, адже на вас буде покладено обов’язок – курирувати прості проекти. До роботи потрібно поставитися з усією відповідальністю та не боятися її. Докладіть свою ініціативність і не бійтеся висловлювати начальникові свою думку, якщо вважаєте, що ви маєте рацію.
Основними обов’язками доброго помічника керівника є робота з документацією та організаційна робота. Інформаційно-документаційне обслуговування включає такі справи:
1. Прийом та перевірку підготовлених проектів документів, що дають шефу на підпис, їх редагування та доопрацювання.
2. Прийом кореспонденції, яка надходить на адресу компанії, та передача її у відповідні структурні підрозділи та конкретним співробітникам. Підготовка та надсилання відповідей.
3. Складання листів, запитів, доповідей, звітів та іншої документації, яка потрібна керівнику.
4. Ведення архівних записів та надійне зберігання справ.
5. Контролювання роботи працівників підприємства, нагляд за термінами виконання.
6. Ведення реєстраційної картотеки.
Бездокументне обслуговування складається з інших обов’язків:
1. Прийом та транслювання повідомлень різними каналами зв’язку.
2. Контролювання телефонних дзвінків, створення «особи» компанії в розмові з клієнтами, швидке прийняття рішень про важливість дзвінка.
3. Забезпечення нормальної роботи керівника за допомогою організації столу.
4. Раціональне планування зустрічей та інших справ шефа.
5. Підготовка порад, засідань, нарад (збір учасників та документів). Веде протоколи цих зустрічей.
6. Організація презентацій компанії.
7. Виконання особистих прохань та доручень керівника.
Коло цих обов’язків залежить від масштабу підприємства, стилю керівництва. Директор великої компанії має кілька помічників, обов’язки яких вужчі, але не менш об’ємні.
Помічник керівника – це чудова можливість опанувати навички управління. Ця посада може стати черговою сходинкою вашої кар’єри.
